Revisors guide til EU-moms og handel på tværs af grænser

Handel på tværs af grænser i EU giver mange muligheder, men også et komplekst regelsæt for moms, som kan skabe usikkerhed for både virksomheder og selvstændige. Reglerne er nemlig ikke ens for alle situationer, og det kræver både overblik og forståelse at sikre korrekt håndtering. En fejl kan koste dyrt – både i tid og penge – mens korrekt momshåndtering kan give en smidigere drift og styrke virksomhedens tillid hos samarbejdspartnere. I denne guide gennemgår vi de vigtigste aspekter af EU-moms, så du står stærkere, når du driver forretning på tværs af landegrænser.

Grundlæggende regler for EU-moms

Når en virksomhed handler på tværs af grænser inden for EU, gælder særlige momsregler, der adskiller sig fra national handel. EU har harmoniseret en stor del af regelsættet for at gøre det lettere at drive forretning, men der findes stadig variationer mellem landene, som kan skabe udfordringer.

Det første, du bør kende til, er princippet om omvendt betalingspligt. Det betyder, at når du handler med en virksomhed i et andet EU-land, skal køberen i de fleste tilfælde selv afregne momsen i sit hjemland. Det forudsætter dog, at både køber og sælger er registreret med et gyldigt momsnummer (VAT-nummer).

For varer gælder:

• Salg til private kunder i et andet EU-land kræver, at du opkræver moms i kundens land, hvis du overstiger en bestemt omsætningstærskel (typisk 10.000 EUR for fjernsalg).

• Salg til virksomheder i et andet EU-land kan normalt ske uden moms, hvis køberen har et gyldigt momsnummer.

For tjenester er reglerne mere nuancerede:

• Ved salg til virksomheder i et andet EU-land er det ofte køberen, der selv afregner moms.

• Ved salg til privatpersoner afgør ydelsens type og kundens bopæl, hvilket land der har ret til momsen.

Eksempel: En dansk webshop sælger softwarelicenser til en tysk virksomhed. Her skal den tyske virksomhed selv angive momsen i Tyskland. Sælges samme licens til en privat tysk kunde, skal webshoppen opkræve tysk moms, hvis omsætningstærsklen overskrides.

For at sikre korrekt håndtering er det vigtigt at:

• Validere kunders momsnumre i EU’s VIES-database

• Holde styr på omsætningstærskler for fjernsalg

• Registrere sig korrekt i de lande, hvor grænser overskrides

At have styr på disse grundlæggende regler reducerer risikoen for fejl og gør din virksomhed mere robust i mødet med udenlandske kunder.

Rapportering og dokumentation

Korrekt rapportering er nøglen til at undgå problemer med skattemyndighederne. Når du handler på tværs af EU, skal du ofte indsende specifikke erklæringer ud over den almindelige momsangivelse.

De mest centrale elementer er:

• EU-salg uden moms skal fremgå i din momsangivelse, når du sælger til en virksomhed i et andet EU-land

• Listerapporter (EC Sales List) bruges til at indberette salg til virksomheder i EU. Disse lister gør det muligt for myndighederne at krydstjekke oplysninger mellem medlemslandene

• Intrastat-indberetning kan blive nødvendig, hvis din virksomhed har en vis mængde varehandel med EU-lande

For virksomheder, der handler meget på tværs af grænser, er korrekt bogføring og dokumentation altafgørende. Det betyder, at du skal kunne dokumentere transporten af varer til andre EU-lande, fremvise fakturaer hvor kundens momsnummer er angivet og gemme al dokumentation i minimum 5 år (afhængigt af landets krav).

Hvis disse processer forsømmes, risikerer du bøder eller krav om at betale moms i både afsender- og modtagerlandet. Det kan hurtigt blive dyrt og skabe unødvendig administration.

En praktisk tilgang er at indføre digitale regnskabssystemer, der kan håndtere flere momssatser og automatisk generere de nødvendige rapporter. Det sparer tid, minimerer fejl og sikrer overensstemmelse med gældende lovgivning.

Praktiske løsninger for virksomheder

Det kan virke uoverskueligt at holde styr på alle regler og dokumentationskrav. Derfor er det vigtigt at finde praktiske løsninger, der gør opgaven mere overskuelig i hverdagen.

Tre centrale tiltag kan hjælpe dig godt på vej:

1. Brug af OSS-ordningen (One Stop Shop)
   Med denne ordning kan virksomheder indberette moms for fjernsalg til flere EU-lande gennem ét system. Det betyder, at du undgår at skulle momsregistreres i hvert enkelt land, hvor du sælger til private kunder.

2. Automatisering gennem regnskabsprogrammer
   Moderne systemer kan håndtere forskellige momssatser, generere EC Sales Lists og skabe Intrastat-rapporter. Det giver færre manuelle fejl og mere tid til at fokusere på kerneforretningen.

3. Samarbejde med en revisor eller rådgiver
   En revisor kan hjælpe dig med at tolke reglerne korrekt, opsætte procedurer og sikre, at din virksomhed altid følger gældende lovgivning.

Det handler i bund og grund om at skabe tryghed. Når du ved, at dit system og din dokumentation er på plads, kan du fokusere på at udvikle virksomheden og udnytte de muligheder, EU’s indre marked giver.